Wir bringen Wien weiter: 8.700 MitarbeiterInnen sorgen dafür, dass täglich 2,6 Millionen Fahrgäste sicher, komfortabel und zuverlässig an ihr Ziel kommen. Unser Erfolg basiert auf dem Engagement, Know How und Verantwortungsbewusstsein unserer MitarbeiterInnen in den vielfältigsten Berufen.

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams in Wien eine/n:

Sekretärin (w/m/d)
Karenzvertretung, befristet bis 31.10.2022

Ihre Hauptaufgaben

  • Als Assistenz der Abteilungsleitung unterstützen Sie diese in der Terminkoordination, im Office-Management und der E-Mail-Korrespondenz
  • Durch Ihr Organisationsgeschick sorgen Sie für die Einhaltung von Terminen, Fristen und Deadlines und übernehmen die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Vorträgen, Schulungen und internationalen Meetings 
  • Sie nehmen an Abstimmungsgesprächen mit Dienststellen der Wiener Stadtwerke sowie der Stadt Wien teil 
  • Als erste Ansprechperson verwalten Sie die Abteilungs-E-Mail-Postfächer, die Dienst- und Papierpost und sind auch am Telefon die Visitenkarte der Abteilung
  • Für nationale und internationale Dienstreisen übernehmen Sie die Verantwortung für Buchungen und Abrechnung
  • Sie sorgen mit Ihrem gut organisierten Bestellwesen dafür, dass alle KollegInnen ihre nötigen Büromaterialien, etc. haben

Ihr Idealprofil

  • Sie haben einen kaufmännischen Lehrabschluss
  • Abschluss einer HAK bzw. HAS mit Berufsreifeprüfung bzw. Matura von Vorteil
  • Wenn Sie bereits Erfahrung als AssistentIn auf Bereichsleitungs- bzw. Geschäftsführungsebene sammeln konnten, ist das von Vorteil 
  • Ihre mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit ist sehr gut und Sie bringen gute Englischkenntnisse mit 
  • Sie haben ein sicheres Auftreten, arbeiten selbstständig, erkennen Zusammenhänge und können Aufgaben sinnvoll priorisieren
  • Ihre EDV-Anwendungskenntnisse mit MS Office und Workflowsystemen (z. B. ELO) sind sehr gut
  • Genauigkeit, Verlässlichkeit, Belastbarkeit, Verschwiegenheit gehören zu Ihren Stärken sowie schnelle Auffassungsgabe und ausgeprägte Teamfähigkeit

Was Sie bei uns erwartet

  • Eine verantwortungsvolle Aufgabe, bei der Sie Selbstständigkeit und Engagement täglich unter Beweis stellen können
  • Eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie im Rahmen einer 37,5 Stunden Woche und eines fairen Gleitzeitmodells
  • Ein starkes betriebliches Gesundheitsmanagement mit tollen Services von diversen Sportangeboten bis Impfaktionen
  • Einsteigen und vorankommen: Sehr gute Entwicklungsmöglichkeiten dank laufender Weiterbildungen zur Erweiterung der fachlichen und persönlichen Kompetenzen 
  • Gratis Jahreskarte, Vergünstigungen für Sport und Freizeit sowie weitere Goodies
  • Werden Sie Teil der Wiener Linien und gestalten Sie mit uns die Zukunft der Stadt!

Wir leben Chancengleichheit und stellen die berufliche Förderung von Frauen im gesamten Unternehmensbereich in den Fokus. Wir freuen uns daher besonders über Bewerbungen von Frauen.
 
Für diese Position bieten wir bei entsprechender Qualifikation und Erfahrung ein Einstiegsgehalt in Höhe von EUR 2.223,05 brutto pro Monat.